پایگاه خبری شرکت ملی صنایع مس ایران
دوشنبه 3 مهر ماه 1396
Monday 25 September 2017
کد یادداشت‌ : ‌5780

حلقه مفقوده (اشاره‌ای به مفهوم سازمان و سازمان‌دهی)

سازمان و سازمان‌دهی، حلقه مفقوده موفقیت بسیاری از فعالیت‌های کشور است. «فرود امینی» عضو هیأت‌مدیره شرکت خدمات بازرگانی، در یادداشتی برای نشریه «عصر مس» به بررسی اهمیت این موضوع و نسبت آن با شرکت خدمات بازرگانی معادن و فلزات غیرآهنی پرداخته است.

آنچه در سال‌های بعد از پیروزی انقلاب اسلامی، از دوران دفاع مقدس و دولت‌های مختلف دفاع مقدس، سازندگی، اصلاحات، عدالت و امید در خاطرات نسل ما به‌جا مانده، حکایت از حلقه‌ای دارد به نام سازمان و سازمان‌دهی و نقش بلامنازع آن در امور؛ زمانی که بوده، همه در بسط و زمانی که نبوده، همه در قبض! در همۀ حوزه‌های کشور و نه‌فقط در حوزه‌های صنعتی.

این جمله را یادم است که در سال‌های دور به نقل از یک صنعتگر آلمانی در محافل نقل می‌شد: «یک ایرانی بهتر از دو آلمانی کار می‌کند و دو ایرانی بدتر از یک آلمانی». در اوایل دهۀ شصت، این جمله را شنیده بودم؛ قابل ‌تأمل بود، چرا؟ کجای ما غلط داشت و دارد؟
همۀ نسل ما به خاطر دارد در دفاع مقدس، ما اجازۀ به یغما بردن وجبی از خاک میهن را ندادیم. در شرایطی که پول‌های عربی و مستشاران و تجهیزات امریکایی، روسی، فرانسوی، انگلیسی، شیمیایی آلمانی و تقریباً همۀ دنیا در یک‌طرف بودند و کشور ما به‌تنهایی در یک‌طرف. دلیلش چه بود؟ به‌گمانم خلاصه‌اش یکی‌شدن و هماهنگی همۀ آحاد کشور با هر دین و مذهبی، هر اعتقاد و مکتبی، با هر منصب و سمتی، با هر مقام و منزلتی، از تفکرات تا عملیات. همۀ اقشار و اقوام و گروه‌ها کنار هم نشستند؛ همه بودند، همه یکی بودند؛ ارتش، سپاه، بسیج، مردم، رهبری، مسئول، کارمند، کارگر، روحانی، دانشگاهی، فارس، عرب، کرد، ترک، لر، بلوچ، گیلک، مازنی... همه و همه! واحد شدند، یکی شدند، یک‌دست شدند، هم‌آهنگ شدند و اثری خلق کردند جاودانه! همان‌گونه که انسان نیز این‌گونه خلق ‌شده است. به قول مولانا: آفرین بر عشق کل اوستاد/ صد هزاران ذره را داد اتحاد/ همچو خاک مفترق در ره‌گذر/ یک سبوشان کرد دست کوزه‌گر.
این یکپارچگی، اتحاد و وحدت، امروز حلقۀ مفقودۀ بسیاری از بخش‌هایی است که در حوزه‌های مختلف عهده‌دار وظایف مختلف‌اند؛ در حوزۀ تجارت، صنعت، کسب‌وکار و هرجا که کار از یک‌نفر خارج و نیازمند به حضور بیش از یک‌نفر می‌شود.
سازمان و سازمان‌دهی، همان حلقۀ مفقودۀ موفقیت بسیاری از حوزه‌های فعالیت‌های کشور است و به‌رغم مشق هشت‌ساله با فداکاری سرمایه‌های انسانی، نتوانستیم آن را در بخش‌های مختلف کشور نهادینه کنیم؛ همان حلقه‌ای که کشورهای توسعه‌یافته در ساختار خود به‌طور مستمر در حال تکمیل آن هستند از نظریه‌پردازی تا عمل.

تاریخچه

شاید بتوان گفت سازمان و سازمان‌دهی، از زمانی که انسان خلق و تکثیر شد و اختلافات درگرفت و جنگ‌ها پدید آمد، پایه‌ریزی شد. اما بیشتر مکتوبات و فلسفه‌های بنیادی اقتصاد و کسب‌وکار مبتنی بر مدیریت و مکاتب مختلف، از دورۀ انقلاب صنعتی (قرن هفدهم میلادی) در انگلستان با تحولاتی در بافندگی، زغال‌سنگ و ذوب‌آهن آغاز شد؛ در روزگاری که انسان‌ها فقط با دستمزد سیر کردن خود و خانواده‌هایشان کار می‌کردند. به‌دلیل وضعیت فلاکت‌بار نیروی کار در آن ایام، فیلسوفان، جامعه‌شناسان و نظریه‌پردازان، حیات فردی انسان و ارزش‌های درونی را به حیات جمعی و ارزش‌های گروهی به‌گونه‌ای گره زدند که اخلاق و اجتماع و اقتصاد درهم ‌تنیده شدند تا جایی که درنهایت فلسفه‌های کسب‌وکار و اقتصاد بر نظریات آنان استوار شد. از آدام اسمیت (1723-1790) اسکاتلندی به‌عنوان یک فیلسوف و مدرس منطق که با کتاب «نظریۀ عواطف اخلاقی» شناخته شد و با کتاب «تحقیقی پیرامون ماهیت و اسباب ثروت ملل» مشهور شد و درنهایت او را «پدر علم اقتصاد و سرمایه‌داری مدرن» معرفی کرد، و فردریش انگلس (1820-1895) و کارل مارکس (1818-1883) آلمانی که از فلسفه‌های اجتماعی به سیاست و اقتصاد سیاسی گره خوردند و با نوشتن کتاب «سرمایه» یا «کاپیتال» شهرت یافتند و پایه‌گذار تفکر کمونیست شدند، تا فردریک وینسلو تیلور (1856- 1915) به‌عنوان یک مهندس مکانیک امریکایی که صرفاً در حوزۀ بهبود صنعت با نظریات و مطالعات حرکت‌سنجی و زمان‌سنجی و سیر صنعت به سمت استاندارد شدن و خروج از سعی و خطا با چهار اصل خود به‌عنوان «پدر مدیریت علمی» شناخته شد و هنری فایول (1841-1925) و ماکس وبر (1864-1920) که صاحب مکاتب مختلف مدیریتی شدند، تا امروز با پیتر دراکر (1909-2005) اتریشی که به امریکا مهاجرت کرد و نظریات متعدد مدیریتی و سازمانی را در کتب مختلفش ارائه کرد و رقابت و رقابت‌پذیری را یکی از اصول معرفی کرد تا واژگانی چون استراتژی، مهندسی مجدد کسب‌وکار، مهندسی ارزش، بهره‌وری، بهبود مستمر، تصمیم‌گیری، تحقیق در عملیات، زنجیرۀ تأمین و... فراوان فنون و علوم دیگر که همه در ارتقای سطح سازمان‌ها با مفاهیم و کارکردهای مختلف سازمانی دارای ارزش شدند.
سازمانی به نام «مرکز انتقال فن‌آوری آسیا و اقیانوسیه/APCTT» که توسط کمیسیون اقتصادی اجتماعی سازمان ملل متحد (ESCAP) در سال 1971 تأسیس شده بود، مطالعه‌ای را در دهۀ 80 میلادی انجام داد که در آن، تعاریف و اجزای تکنولوژی و فاصلۀ تکنوژیک کشورهای جهان‌سوم، توسعه‌یافته و درحال‌توسعه مشخص شده بود. این مطالعه نشان می‌داد برای آن‌که مواد خام به محصول نهایی تبدیل شود، چهار جزء باید وجود داشته باشد؛ تجهیزات و ماشین‌آلات، نیروی انسانی با مهارت، دانش و اطلاعات و سازمان انجام کار.
سازمان از اجزای اصلی هر حوزه‌ای است که به‌دلیل دیده‌نشدن، مغفول مانده است. در حوزۀ صنعت به‌کرات دیده یا شنیده‌ایم که اگر ما برای خرید خط تولیدی اقدام کرده‌ایم، یا فراموش کردیم یا بر گمان خود دانایی بودیم که رویه‌های انجام کار را همچون گارانتی، دفترچه‌های نگه‌داری و تعمیرات و... طلب کنیم، برای همین می‌بینیم در خطوط تولید ما نفرات بیشتری مشغول به فعالیت هستند و این فعالیت نه‌فقط منجر به افزایش بهره‌وری در محصول نشده است بلکه کاهش کیفیت در زنجیره را به‌دنبال داشته است. به همین دلیل است که تولید ما رقابتی نمی‌شود و به همین دلیل است که کیفیت ما مطابق استانداردهای بین‌المللی نمی‌شود یا طولانی شدن زمان تولید موجب افزایش زمان بازگشت سرمایه می‌شود و درنهایت، مقرون‌به‌صرفه نبودن و تعطیلی... .

سازمان چیست؟

شاید موضوعی که باعث شده ما به‌طور جدی و عملی به یکی از اصلی‌ترین اجزای موفقیت یک هدف جمعی توجه نکنیم، ساده بودن پاسخ این سؤال است: سازمان چیست؟ خلاصه و کاملش این است: «هماهنگی لازم برای رسیدن به یک هدف مشخص»؛ اما این هماهنگی قدری تودرتوست با عوامل مؤثر و متأثر متعددی در حوزه‌های مختلف و هماهنگی بین افراد با سطوح مختلف ادراک از هدف. هماهنگی بین افراد، تجهیزات، دانش، استراتژی‌ها، برنامه‌ها، فرآیندها، ساختار، بازار، سرمایه، تولید، بین قوانین و اهداف و نیازها، بین همۀ ذی‌نفعان سازمان اعم از مردم، محیط‌زیست، مسئولیت‌های اجتماعی، دولت، سرمایه‌گذاران، کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، چهارچوب‌های بین‌المللی و... .
این‌جاست که مبحث سازمان و سازمان‌دهی قدری پیچیده می‌شود؛ از ترسیم و تبیین اهداف و برنامه‌ها تا هماهنگی‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی. قصدم از طرح این موضوع که ریشه و شاخه‌های بسیاری دارد، جلب‌ توجه خواننده به اصل مغفول‌ماندۀ «سازمان و سازمان‌دهی» و میزان اهمیت آن در همۀ حوزه‌های کشور است. همان‌گونه که ما صنعت را با تجهیزاتش می‌شناسیم، باید بدانیم که تجهیزات، صنعتگر و دانش فنی با سازمان هویت پیدا می‌کنند و به یکدیگر متصل می‌شوند، وگرنه جزایر جدا از هم و بی‌ارتباط نمی‌توانند خالق عملی شوند. اگر آن‌ها جسم هر حوزه باشند، روح آن سازمان است. امروز نقش سازمان را در سطح کلان‌تر که متولی تسهیل روابط بین بخش‌های مختلف مالیات، بازار، تعرفه‌های گمرکی، سودهای بانکی، میزان واردات و صادرات، مشوق‌ها، تورم، رکود و... است، می‌توان احساس کرد؛ نقشی که مبین اقتصاد و معیشت یک کشور و سازندۀ قدرت تولید یک کشور می‌شود.

مروری بر زنجیرۀ تدارکات

این واژه در طول تقریباً سه سال گذشته در شرکت ملی صنایع مس ایران فراوان تکرار شده! شاید هم موجب خستگی! این‌همه تأکید، چرا؟ امروز کلام ما دربارۀ سازمان‌دهی تدارکات شرکت ملی صنایع مس ایران، عارضه‌یابی‌ای است که حول مبحث مدیریت زنجیرۀ تأمین یا Supply Chain Management انجام‌شده است. ازآن‌جاکه این موضوع فقط در تدارکات مس بررسی و عارضه‌یابی شد، به قول استادی، بهتر است آن را «زنجیرۀ تأمین تدارکات مس» یا اختصاراً به «زنجیرۀ تدارکات» نام‌گذاری کنیم. بنابراین، ما با بخشی از سازمان صنعت مس کشور مواجهیم و در این نوشتار هم با حلقه‌ای از زنجیرۀ تدارکات به نام «شرکت خدمات بازرگانی معادن و فلزات غیرآهنی». پس ما در زنجیرۀ تأمین فقط به بخش تدارکات می‌پردازیم و در این مقال هم، فقط به شرکت خدمات بازرگانی.
زنجیرۀ مستقیم تأمین در تدارکات یا زنجیرۀ تدارکات موردنظر شامل دفترهای فنی، دفترهای نگه‌داری و تعمیرات، انبار و سفارش‌ها، شرکت خدمات بازرگانی، فروشندگان، سازندگان و واحدهای حمل‌ونقل هستند که توسط واحدهای مالی، منابع انسانی، قراردادی و فن‌آوری اطلاعات در حال پشتیبانی‌اند. در این بخش، ما فقط نگاه‌مان به شرکتی است که در جبهۀ این زنجیره قرار دارد.
«شرکت خدمات بازرگانی معادن و فلزات غیرآهنی» که اختصاراً به شرکت خدمات بازرگانی از آن یاد می‌کنیم، در دورۀ جدید یعنی از اواخر سال 1392 و به‌طور عملیاتی از اوایل سال 1393 با ادغام واحد ساخت «شرکت کانی‌مس» و «بخش بازرگانی شرکت مس» و «شرکت خدمات» به‌طور مستقل و با رعایت همۀ قوانین شرکت مس و نظارت‌های کارفرما، کار تأمین، ساخت و تدارکات شرکت مس را عهده‌دار شد؛ وظیفه‌ای که در دو دهۀ قبل از آن با همین مأموریت آغاز کرده بود و به‌مرور تغییر کرده بود. در عارضه‌یابی انجام‌شدۀ زنجیرۀ تدارکات مس، شش به‌علاوه یک هدف سرفصل اقداماتی شد که برای بهبود وضعیت موجود لازم به نظر می‌رسید: «زمان درست، قیمت درست، مشخصات درست، کمیت درست، کیفیت درست، منبع درست، به‌علاوه سیستمی درست»، که متضمن تکرارپذیری صحت عملکرد شود.
اقداماتی که در شرکت خدمات به‌طور مشخص و آشکار انجام شد عمدتاً در حوزۀ سازمان‌دهی مجدد قرار دارد؛ سازمان‌دهی مجدد در حوزه‌های ساختار، فرآیند، منابع انسانی، استانداردسازی روابط فی‌مابین کارفرما و شرکت خدمات و سازندگان و تأمین‌کنندگان و شرکت خدمات. آنچه در این ‌بین قابل ‌تأمل و تأکید و توجه ویژه است گره‌گاه‌ها و نقاط اتصال حلقه‌های زنجیره به یکدیگر است و همچنین، سازمان‌دهی در شرایط عملیاتی که ما آن را به تعمیر ماشین در حال حرکت تعبیر می‌کنیم. ساخت و تأمین داخلی و خارجی حدود 18هزار آیتم در سال در زمان‌های تعیین‌شده، کاری است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است.
اگر بخواهیم اقدامات اصلاحی را در شرکت خدمات دسته‌بندی کنیم می‌توانیم آن‌ها را در این قالب بیان کنیم:
1. تدوین استراتژی‌ها: یعنی شناخت و بررسی وضعیت موجود و همچنین، بازشناسی مأموریت‌ها و چشم‌انداز شرکت و برنامه‌ریزی و تدوین اهداف و برنامه‌های عملیاتی
2. اصلاح ساختار: مبتنی بر تخصصی کردن عملیات با ایجاد واحدهایی که بتوانند این راهبرد را عملیاتی کنند. ایجاد و استقرار واحدهای مرکز کنترل اسناد و مستندات، توسعۀ بین‌الملل، لجستیک، بازرسی فنی، توسعۀ بازار، فن‌آوری اطلاعات، آموزش، برنامه‌ریزی، مهندسی خرید، بررسی منابع، کنترل کیفیت خدمات.
3. اصلاح فرآیندها: با رویکرد تفکیک حوزه‌های تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و اجرا، با بازتحلیل و مستندسازی فرآیندها (تبدیل 1129 فعالیت شامل 125 زیرفرآیند و 24 فرآیند به 777 فعالیت، 80 زیرفرآیند و 7 فرآیند)، ارسال استعلام و ارزیابی و هم‌سنگ‌سازی پیشنهاد‌ها، عقد قراردادهای بلندمدت با تأمین‌کنندگان، تعامل کارفرما با مهندسی خرید برای رسیدن به مشخصات درست کالا و تدوین همۀ آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها (شناسایی و تدوین حدود 100 دستورالعمل)
4. اصلاح سیستم‌های اطلاعاتی: شامل راه‎اندازی سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS)، راه‌اندازی سیستم اصالت کالا (بارکد)، ایجاد و اصلاح سیستم استعلام الکترونیک، راه‌اندازی نرم‌افزار بازرسی فنی جامع، ایجاد سامانۀ پیش‌ثبت‌نام تأمین‌کنندگان.
توضیح و تبیین هریک از اقدامات بالا، خود صفحاتی جداگانه را می‌طلبد که در جای خود به آن خواهیم پرداخت؛ اما ذکر این نکته لازم است که برای کامل شدن زنجیرۀ تدارکات و استقرار آن برای شرکتی چون صنایع مس ایران که حدود چهل‌سال «تولیدمحور» حرکت کرده است، نیازمند صبر و زمان هستیم. پیش‌تر گفته شد تعمیر ماشین در حال حرکت، کاری است بزرگ؛ همان‌طور که پس از حدود 25سال به همت همۀ کارمندان و مدیران قبلی و جدید، شرکت خدمات بازرگانی توانسته است چهار استاندارد Iso9001: 2015 و S5 نظام آراستگی،  ISO10002:2012 مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان و ISO/TS10004:2014 پایش و اندازه‌گیری رضایت مشتریان را در طی این مدت کسب کند.
آنچه برای شرکت خدمات حائز اهمیت است استفاده‌های حداکثری از سیستم‌های نوین فن‌آوری برای تأمین تجهیزات، مواد و قطعات است؛ مدلی که در آن بتوانیم از توانمندی‌های تأمین‌کنندگان و سازندگان بر روی وب و به‌صورت آنلاین استفاده کنیم. بدین منظور برنامه‌ریزی چگونگی استفاده از آن در حال انجام بوده و مقدمات آن شامل مطالعه، مقایسه و بررسی‌ها در دست انجام است که جزییات آن در آینده به اطلاع خواهد رسید.

googleplus  Facebook  Twitter  Cloob  Cloob  Cloob
نام‌ :
ایمیل :
نمایش داده نمی‌شود
متن :
 
عضویت در خبرنامه
نام‌ و نام‌خانوادگی:
ایمیل :